شرح وظایف
مدیریت برنامه، بودجه و تشکیلات با هدف ساماندهی به وضعیت بودجه ریزی، جمع آوری آمار و اطلاعات اساسی دانشگاه و ایجاد تحول در سیستم اداری و بهبود شرایط سازمانی، تأسیس شد.
این مدیریت عهدهدار مسئولیت مطالعه، طراحی، اجرا، مشاوره و استقرار سیستم های مربوط به برنامه و بودجه، آمار و اطلاعات و تشکیلات و تحول اداری در دانشگاه است.
گزیده وظایف و ماموریت های این مدیریت، در سرفصل های زیر بدین شرح است:
اهداف، وظایف و ماموریتهای گروه برنامه و بودجه دانشگاه
- همکاری با مسئولین واحدها و مراکز آموزشی - پژوهشی وابسته بمنظور پیش بینی اعتبار مورد نیاز در بودجه دانشگاه
- دریافت گزارشات تفصیلی فصلی و سالانه از مدیریت مالی
- جمع آوری اطلاعات مورد نیاز جهت تنظیم موافقتنامه و بودجه تفضیلی برحسب برنامه ها و فعالیتها
- تهیه و تنظیم موافقتنامه های هزینه ای و تملک دارائیهای سرمایه ای پس از تصویب و ابلاغ قانون بودجه کل کشور بر اساس فعالیتها و برنامه ها جهت مبادله با استانداری و معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری
- شرکت در جلسات مربوط به رسیدگی ودفاع از بودجه دانشگاه در استانداری، معاونت برنامه ریزی ریاست جمهوری و وزارت علوم
- تهیه و تنظیم اصلاحیه بودجه تفضیلی دانشگاه
- پیگیری و اقدام برای دریافت تخصیص اعتبارات دانشگاه از استانداری و سازمان اقتصاد و امور دارایی
- پیش بینی اعتبارات ارزی دانشگاه به منظور تامین تجهیزات آزمایشگاهها و کارگاههای آموزشی
اهداف، وظایف و ماموریت های گروه آمار و اطلاعات دانشگاه
- شناسایی نیازهای اطلاعاتی و آماری رئیس، معاونین و مدیران دانشگاه
- طراحی و اجرای پژوهشهای آماری و تحقیقات کاربردی مرتبط با فعالیتهای دانشگاه
- بررسی فرآیند تولید آمار و اطلاعات واحدهای مختلف دانشگاه و شناسایی و رفع تنگناها و ناهماهنگی های موجود
- مطالعه، بررسی و شناسایی منابع اطلاعاتی و اقلام آماری بخشهای مختلف دانشگاه
- تطبیق عناوین اقلام آماری با تعاریف، مفاهیم، روشها، معیارها و طبقه بندی های آماری مرکز آمار ایران
- تدوین شاخصهای آماری براساس اقلام آماری و اطلاعاتی شناسایی شده
- تطبیق و معادلسازی شاخصهای آماری با شاخصهای مورد نیاز وزارت علوم، سازمان سنجش، مؤسسه پژوهش و برنامه ریزی آموزش عالی، استانداری، شورای عالی انقلاب فرهنگی و ...
- شناسایی و استخراج اقلام و شاخصهای آماری جدید براساس فرمها و پرسشنامه های واصله
- طراحی و استانداردسازی پرسشنامه ها و فرمهای جمع آوری آمار و اطلاعات
- برقراری ارتباط و ایجاد هماهنگی با واحدهای دانشگاه جهت بازنگری و استانداردسازی اقلام، شاخصها و فرمهای آماری
- تهیه دستورالعمل تکمیل فرمها و پرسشنامه های آماری جهت آموزش و راهنمایی کارشناسان واحدها
- طراحی و تدوین بانکهای اطلاعاتی جامع مرتبط با فعالیت تمامی حوزه ها اعم از : آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، فرهنگی، اداری، مالی، فنی، عمرانی و.. بمنظور تمرکز اطلاعات و سهولت بروزرسانی آن
- جمع آوری آمار و اطلاعات اساسی دانشگاه بمنظور تکمیل و بروزرسانی بانکهای اطلاعاتی شامل :
1- آمار اعضای هیأت علمی دانشگاه
2- آمار اساتید مدعو و حق التدریس دانشگاه
3- آمار کارکنان دانشگاه (رسمی، قراردادی، بخش خصوصی)
4- آمار دانشجویان دانشگاه (پذیرفته شده، شاغل به تحصیل، دانش آموخته)
5- آمار فضاهای کالبدی دانشگاه (ملکی، استیجاری/ موجود، دردست احداث، دردست مطالعه/ آموزشی، پژوهشی، فرهنگی، ورزشی، رفاهی، اداری و پشتیبانی)
6- آمار و اطلاعات مدیران دانشگاه (آموزشی و ستادی)
7- آمار و اطلاعات کلیه فعالیتهای دانشگاه اعم از پژوهشی، دانشجویی، فرهنگی، امور اداری مالی و عمرانی، ...
- دریافت گزارش عملکرد واحدها و جمع آوری آمار و اطلاعات از فعالیتهای انجام شده در حوزه های مختلف دانشگاه، براساس فرمها و اقلام آماری مصوب، بصورت هفتگی، ماهانه، فصلی، ترمی و سالانه
- جمع آوری آمار و اطلاعات مراکز آموزشی و پژوهشی وابسته (مرکز تربیت مدرس، مرکز رشد واحدهای فناوری، پژوهشکده سبز زیست محیطی)
- پردازش و تجزیه و تحلیل داده ها و تهیه جداول و نمودارهای آماری و انعکاس آنها
- تهیه و تنظیم گزارشات، جداول، شاخصها و نماگرهای آماری مورد نیاز مدیران و معاونین دانشگاه
- پاسخگویی به درخواستهای آماری و نیازهای اطلاعاتی واحدهای درون دانشگاه
- تکمیل فرمها و پرسشنامه ها و جمع آوری آمارهای درخواستی وزارت علوم، موسسه پژوهش و برنامه ریزی، سازمان سنجش، استانداری و سایر سازمانها و نهادها ذیربط.
- تکمیل فرمها و جمع آوری مستندات ارزیابی عملکرد اختصاصی و عمومی دانشگاه جهت ارسال به استانداری، سازمان سنجش و مؤسسه پژوهش و برنامه ریزی
- تهیه و تدوین گزارش عملکرد سالانه دانشگاه جهت انتشار در سطح دانشگاه، قراردادن روی وب سایت دانشگاه و ارائه به هیأت امناء .
- تهیه و تنظیم نشریات آماری برحسب نیاز اعم از سالنامه، فصلنامه و ماهنامه آماری
- تهیه چارچوب ارائه گزارش عملکرد برای واحدها و نظارت بر تولید گزارشات آماری توسط آنها
- برگزاری جلسات آماری و نشست با مدیران و رابطین آماری معاونت ها و ..
اهداف، وظایف و مأموریتهای گروه تشکیلات و تحول اداری دانشگاه
از آنجا که گروه تشکیلات و تحول اداری با تنوع نسبتا زیادی روبرو است، لذا لازم دانستیم تا اهداف، وظایف و مأموریتهای این گروه را با تفکیک تشکیلات، بهره وری، تحول اداری و آموزش کارکنان به شما بازدید کنندگان گرامی ارائه کنیم.
آموزش کارکنان :
افزایش کار آئی و اثر بخشی در ارائه خدمات دولتی و بهبود میزان پاسخگویی به مردم
ارتقاء سطح کیفی سرمایه انسانی بخش دولت از طریق افزایش سطح دانش و مهارت کارکنان دولت
توسعه آگاهی های عمومی کارکنان دولت به منظور افزایش کیفیت ارائه خدمات
توانمندسازی مدیران در زمینه های بهبود وظایف مدیری
آماده سازی کارکنان دولت برای ارتقاء به رده های شغلی بالاتر
رشد فضایل اخلاقی ، فرهنگ سازمانی و بهبود روابط انسانی کارکنان دولت
ایجاد ارتباط شفاف و مشخص بین نظام آموزشی کارکنان با سایر نظامهای استخدامی
بررسی و اعلام نظر در مورد دوره های آموزشی و کارآموزی از نظر انطباق با طرحهای طبقه بندی مشاغل
نیازسنجی ، طراحی و اجرای دوره های آموزشی تخصصی براساس رشته های شغلی
انجام امور مربوط به دوره های آموزشی و کارآموزی بدو خدمت و ضمن خدمت مدیران و کارکنان دانشگاه براساس دوره های آموزشی عمومی مصوب دولت و دوره های تخصصی بر اساس نیازسنجی آموزشی دانشگاه
بهره وری (بهبود روشها)
مطالعه و بررسی و نظارت بر روش های انجام کار ، تنظیم نمودار جریان کار در وضعیت موجود
تجزیه و تحلیل روش های انجام کار
بهینه سازی سیستم ها و روش ها و راهنمایی و ارشاد آنان در انجام وظایف مربوطه
نظارت و راهنمایی در تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار
تلاش در جهت استفاده از فناوریهای نوین اطلاعات به منظور افزایش بهره وری و بالا بردن راندمان
نظارت و راهنمایی در بررسی آرایش جا و مکان و کمک و ارشاد به منظور ارائه طرح های جدید در استقرار کارکنان با هدف افزایش کارایی
تلاش در جهت ارائه راهکارهای نظر به کاهش هزینه و افزایش بهره وری پرسنل و مالی و غیره
تحول اداری
الف - برنامه ریزی و اجرای طرحها و برنامه های مصوب کار گروه و مراجع ذیربط از جمله هیئت دولت، شورای عالی اداری،سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، شورا و ....
ب – تهیه برنامه جامع تحول اداری دستگاه در چهارچوب مصوبات مراجع ذیربط
پ – پیشنهاد طرحها و برنامه های خاص اصلاحات اداری سازمان متبوع در چهارچوب سیاستها و خط مشی های ابلاغی به دبیرخانه کار گروه و شورا
ت – ارائه نظرات کارشناسی به کار گروه و شورا از طریق بررسی و مطالعه طرحهای ارجاعی.
ث - تهیه گزارش تحلیلی ادواری از اجرای برنامه تحول و ارائه آن به کار گروه و شورا
ج – همکاری، پیگیری و نظارت بر اجرای تصمیمات کار گروه و شورا
چ – راهبری و هدایت کمیته های تخصصی مندرج در بند (ح) این ماده و بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص پیشنهادات واصله ازسوی کمیته های مذکور.
ح – تشکیل کمیته های تخصصی و کارشناسی به شرح زیر با عضویت افراد صاحب نظر:
1- کمیته تخصصی اصلاح ساختار تشکیلاتی
2- کمیته تخصصی اصلاح نظامهای استخدامی و ساختار نیروی انسانی
3- کمیته تخصصی آموزش و بهسازی نیروی انسانی
4- کمیته تخصصی احصاء و اصلاح و ارتقاء فرآیندها
5- کمیته تخصصی فناوری اطلاعات
6- کمیته تخصصی مدیریت استراتژیک (با رویکرد مدیریت بر مبنای هدف) و بهره وری
7- کمیته تخصصی اصلاح قوانین و مقررات مورد عمل و هیأت امناء
8- کمیته تخصصی طرح تکریم ارباب رجوع
9- کمیته تخصصی پذیرش و بررسی پیشنهادها